O CONFAZ, em parceria com a Receita Federal, publicou o Ajuste SINIEF nº 2/2025, que altera as normas sobre a guarda, expurgo e manutenção dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) no formato XML. A medida traz mudanças significativas no prazo de guarda desses documentos, ampliando o período de armazenamento.
O que mudou?
A partir de 1º de maio de 2025, todos os documentos fiscais eletrônicos deverão ser armazenados exclusivamente em meio digital por um período mínimo de 132 meses (11 anos), substituindo o prazo anterior de 5 anos. A alteração abrange diversos tipos de documentos fiscais eletrônicos, incluindo:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
- NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
- CT-e e CT-e OS (Conhecimento de Transporte)
- MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais)
- BP-e (Bilhete de Passagem Eletrônico)
- NF3e (Nota Fiscal de Energia Elétrica)
- GTV-e (Guia de Transporte de Valores)
- DC-e (Declaração de Conteúdo)
- NFCom (Nota Fiscal de Serviços de Comunicação)
Formas de armazenamento
Os Estados e o Distrito Federal poderão regulamentar os meios tecnológicos utilizados para o armazenamento desses documentos, como nuvem, servidores físicos, HDs externos, sistemas de GED, entre outros. O importante é que os arquivos permaneçam acessíveis e íntegros durante todo o período de 132 meses. Isso inclui a manutenção dos dados relacionados a eventos fiscais, como cancelamentos, inutilizações e outras ocorrências.
Penalidades
O descumprimento das novas regras pode resultar em multas e sanções fiscais, especialmente caso os documentos exigidos não sejam apresentados durante uma eventual fiscalização.
Considerações jurídicas
Embora os XMLs precisem ser mantidos por 11 anos, o prazo de 5 anos para a constituição do crédito tributário, conforme o artigo 173, I, do Código Tributário Nacional (CTN), permanece em vigor. Ou seja, salvo em casos de dolo, fraude ou simulação, o Fisco tem até 5 anos para constituir o crédito tributário, independentemente da exigência de guarda dos documentos fiscais.
Portanto, enquanto a guarda dos documentos deve ser mantida pelo prazo de 132 meses, o prazo de prescrição tributária continua sendo de 5 anos, conforme o artigo 174 do Código Tributário Nacional (CTN).
